Aufgaben
- Übernahme von administrativen Aufgaben, wie Postbearbeitung, Telefonate, Materialbestellung, Büromanagement
- Sicherung und Pflege der internen Daten (Verteilerlisten, gemeinsame Laufwerke, Zugriff auf Systeme etc.)
- Organisation und Unterstützung bei internen Besprechungen, einschließlich Teambesprechungen und -Schulungen sowie Teambuilding-Veranstaltungen
- Koordination interner Gruppentreffen, wie z. B. größere Teamveranstaltungen, Schulungen und persönliche DACH ALL-Meetings, verwaltet Tagesordnungen
- Spesenabwicklung (abhängig von der Nutzung der Spesen-App), Unterstützung des Expense-Tool
- Zusammenarbeit bei Abrechnungsfragen mit der Finanzabteilung (Zuordnung der Rechnungen)
- Unterstützung bei der Koordination von Vertragsfreigaben und Unterschriften
Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein abgeschlossenes Studium
- Erfahrung im Bereich Assistenz/ Vertragsmanagement
- Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten
- Gute Kenntnisse der MS-Office-Anwendungen, einschließlich MS PowerPoint, Excel und Word erforderlich
- Google Workspace-Kenntnisse sind von Vorteil
- Fließende Deutsch- und gute Englischkenntnisse
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen
- Gutes Urteilsvermögen, vorausschauendes Denken und lösungsorientiertes Handeln in einer Vielzahl von Situationen
Benefits
- Betreuung im gesamten Bewerbungsprozess
- Betreuung im laufenden Projekt durch unser Team